L’efficienza e la produttività sono elementi cruciali per qualsiasi attività; per ottenerle è necessario avere un piano d’azione ben strutturato. Una tecnica utile per creare un ordine di lavoro completo ed efficace è la tecnica dei 5W1H. Questa tecnica prende il nome dai sei elementi fondamentali da considerare per creare un piano d’azione completo e ben strutturato: What (cosa), Where (dove), When (quando), Who (chi), Which (quale) e How (come).
What (cosa): descrivere l’oggetto dell’ordine di lavoro
Il primo elemento, What (cosa), descrive l’oggetto dell’ordine di lavoro, ovvero cosa deve essere fatto. È fondamentale specificare in modo dettagliato l’attività richiesta per evitare fraintendimenti e malintesi. Ad esempio, se si tratta di una riparazione, bisogna specificare quali parti devono essere sostituite e quale è il problema da risolvere.
Where (dove): descrivere il luogo in cui si svolge l’attività
Il secondo elemento, Where (dove), descrive il luogo in cui si svolge l’attività. In alcuni casi, la posizione può essere ovvia, come in una fabbrica o in un’officina, ma in altri casi può essere necessario specificare il luogo esatto, come un numero di stanza o un codice di posizione. Questo elemento è importante per garantire che l’attività venga svolta nel posto giusto.
When (quando): descrivere il momento in cui l’attività deve essere completata
Il terzo elemento, When (quando), descrive il momento in cui l’attività deve essere completata. È importante specificare una data di scadenza realistica e ragionevole per garantire che l’attività venga svolta entro i tempi previsti. In alcuni casi, potrebbe essere necessario specificare anche l’ora esatta in cui l’attività deve essere svolta.
Who (chi): identificare le persone coinvolte nell’attività
Il quarto elemento, Who (chi), identifica le persone coinvolte nell’attività, sia che si tratti di un singolo individuo o di un gruppo di persone. È importante specificare i nomi e i ruoli delle persone coinvolte per garantire che l’attività venga svolta da chi ne è responsabile. Inoltre, se ci sono requisiti di formazione o competenze specifiche, è importante assicurarsi che le persone coinvolte siano qualificate per svolgere l’attività richiesta.
Which (quale): descrivere gli strumenti o le risorse necessarie per svolgere l’attività
Il quinto elemento, Which (quale), descrive gli strumenti o le risorse necessarie per svolgere l’attività. Ciò può includere attrezzature, materiali, strumenti software o qualsiasi altra cosa necessaria per completare l’attività. Specificare in modo dettagliato le risorse necessarie garantisce che le attività vengano svolte
in modo efficiente e che non vi sia la possibilità di ritardi o interruzioni a causa di mancanza di risorse.
How (come): descrivere il modo in cui l’attività deve essere svolta
Il sesto e ultimo elemento, How (come), descrive il modo in cui l’attività deve essere svolta. Questo elemento include istruzioni dettagliate su come svolgere l’attività, specificando eventuali procedure o protocolli da seguire. È importante che le istruzioni siano chiare e precise per evitare errori o malintesi.
In sintesi, la tecnica dei 5W1H è un modo efficace per creare un ordine di lavoro ben strutturato e completo. Descrivere in modo dettagliato gli elementi fondamentali dell’ordine di lavoro aiuta a garantire che l’attività venga svolta in modo efficiente e produttivo, riducendo la possibilità di errori e ritardi. Utilizzando questa tecnica, è possibile creare un piano d’azione chiaro e preciso, che può essere seguito facilmente da chiunque sia coinvolto nell’attività.
Esempio pratico di manutenzione con la tecnica dei 5W1H
Utilizziamo la tecnica dei 5W1H per creare un ordine di lavoro per la manutenzione di una macchina. In questo esempio, descriviamo come eseguire la pulizia periodica di una macchina per garantirne il corretto funzionamento.
What (cosa): Pulizia periodica della macchina
Descriviamo in dettaglio l’attività richiesta, ovvero la pulizia periodica della macchina. Questa attività consiste nel rimuovere polvere, detriti e altri materiali che si accumulano sulla macchina per mantenere il suo corretto funzionamento.
Where (dove): Area di produzione
Descriviamo il luogo in cui si svolge l’attività, che in questo caso è l’area di produzione in cui è situata la macchina. L’area di produzione è identificata con un codice univoco.
When (quando): Ogni 3 mesi
Specifichiamo il momento in cui l’attività deve essere completata, che in questo caso è ogni 3 mesi. Questa periodicità è stata stabilita sulla base delle specifiche del produttore della macchina.
Who (chi): Operatore del turno
Identifichiamo la persona coinvolta nell’attività, che in questo caso è l’operatore del turno. L’operatore è identificato per nome e ruolo.
Which (quale): Prodotti per la pulizia
Descriviamo gli strumenti o le risorse necessarie per svolgere l’attività, ovvero i prodotti per la pulizia. In questo caso, si richiedono detergenti specifici per la macchina, acqua e stracci puliti.
How (come): Descrizione delle operazioni
Descriviamo come eseguire l’attività richiesta, ovvero la pulizia periodica della macchina. Questa attività richiede i seguenti passaggi:
- Spegnere la macchina e scollegarla dalla presa elettrica.
- Rimuovere la polvere dalla superficie della macchina utilizzando uno straccio pulito e asciutto.
- Utilizzare i detergenti specifici per la macchina e acqua per pulire la superficie della macchina e rimuovere eventuali macchie o incrostazioni.
- Utilizzare uno straccio pulito per asciugare la superficie della macchina.
- Ricollegare la macchina alla presa elettrica e accenderla.
Template dell’ordine di lavoro con la tecnica dei 5W1H
Per facilitare l’utilizzo della tecnica dei 5W1H, si può creare un template dell’ordine di lavoro con gli elementi fondamentali già definiti. Ecco un esempio di template:
What (cosa):
Where (dove):
When (quando):
Who (chi):
Which (quale):
How (come):
In questo modo, l’ordine di lavoro può essere creato in modo rapido e facile, assicurandosi di includere tutti gli elementi fondamentali.
In sintesi, la tecnica dei 5W1H è uno strumento utile per creare un ordine di lavoro completo ed efficace, in grado di aiutare a migliorare l’efficienza e la produttività delle attività quotidiane. Ricordare di considerare tutti i sei elementi: What (cosa), Where (dove), When (quando), Who (chi), Which (quale) e How (come), aiuta a definire con precisione l’obiettivo dell’ordine di lavoro, il luogo in cui deve essere svolto, il momento in cui deve essere completato, le persone coinvolte, le risorse necessarie e come deve essere svolta l’attività.
Utilizzare un template standardizzato basato sulla tecnica dei 5W1H può aiutare a creare ordini di lavoro efficaci in modo più rapido e uniforme. L’ordine di lavoro può essere modificato in base alle specifiche esigenze dell’attività, ma avere un modello di riferimento aiuta a non dimenticare informazioni importanti.
In definitiva, la tecnica dei 5W1H è uno strumento semplice e utilizzabile per migliorare l’organizzazione e l’efficienza delle attività quotidiane, rendendo più facile l’esecuzione delle operazioni e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.